Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Muster und E-Rechnung 2026

Was ist eine Rechnung im Sinne des UStG?

Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. So steht es in § 14 Abs. 1 UStG. Wie du das Dokument nennst, ist egal: Auch eine „Honorarnote“ oder ein „Beleg“ ist rechtlich eine Rechnung.

Das Gesetz unterscheidet zwei Arten. Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, sodass Software sie automatisch auslesen kann. Jede andere Rechnung, also Papier oder PDF, heißt sonstige Rechnung.

Leistest du an ein anderes Unternehmen, musst du innerhalb von 6 Monaten nach der Leistung eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Für Privatkunden besteht diese Pflicht nur bei Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Eine Rechnung schreibst du in der Praxis trotzdem immer, weil sie dein Beleg für die Buchhaltung ist.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Eine Rechnung braucht die 10 Angaben aus § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG. Zwei davon (Nr. 9 und 10) betreffen nur Sonderfälle, für Freiberufler sind meist 8 relevant. Fehlt eine Angabe, darf dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen und wird die Rechnung zurückschicken.

Die Angaben dürfen auf mehrere Dokumente verteilt sein, etwa Rechnung und Lieferschein. Dann muss eines der Dokumente das Entgelt und den Steuerbetrag nennen und auf die anderen verweisen (§ 31 Abs. 1 UStDV). Für Freiberufler ist eine einzige, vollständige Rechnung der einfachere Weg.

Wie sieht eine Musterrechnung für Selbstständige aus?

Eine regelbesteuerte Rechnung über 2.700,00 € netto weist 513,00 € Umsatzsteuer aus und endet bei 3.213,00 €. Das Muster unten zeigt einen Webdesigner, der für eine GmbH arbeitet. Alle Namen und Beträge sind Annahmen.

Im Rechnungskopf stehen: deine Anschrift, die Anschrift des Kunden mit Rechtsform, deine Steuernummer, das Ausstellungsdatum 6. November 2026, die Rechnungsnummer 2026-041 und der Leistungszeitraum „Oktober 2026“. Darunter folgt die Positionstabelle.

Unter die Tabelle schreibst du das Zahlungsziel, zum Beispiel „Zahlbar ohne Abzug bis 20. November 2026“, und deine Bankverbindung. Beides ist keine Pflichtangabe, beschleunigt aber den Zahlungseingang. Wie du den Stundensatz in so einer Rechnung kalkulierst, steht im Ratgeber Stundensatz berechnen.

Wie schreibt ein Kleinunternehmer eine Rechnung?

Als Kleinunternehmer stellst du die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und nennst den Grund der Befreiung. Die Grenze liegt seit 2025 bei 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr (§ 19 UStG). Ein üblicher Satz lautet: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Unter dem Rechnungsbetrag steht der Hinweis auf § 19 UStG. Weist du als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du den Betrag dem Finanzamt (§ 14c Abs. 2 UStG). Alles zu Grenzen und Wechsel findest du im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

Was gilt für eine Kleinbetragsrechnung bis 250 €?

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung bis 250 € brutto, für die 4 Angaben genügen. Grundlage ist § 33 UStDV. Pflicht sind dein vollständiger Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuer in einer Summe mit dem Steuersatz.

Rechnungsnummer, Kundenanschrift und Steuernummer darfst du weglassen. Für Reverse-Charge-Umsätze und innergemeinschaftliche Lieferungen gilt die Vereinfachung nicht. Eine Kleinbetragsrechnung darfst du immer als Papier oder PDF ausstellen, auch nach 2027.

Dein Kunde rechnet die Vorsteuer aus dem Bruttobetrag heraus, so wie in der Tabelle. Deshalb muss der Steuersatz auf dem Beleg stehen.

Wie funktioniert eine Reverse-Charge-Rechnung an EU-Unternehmen?

Bei einer Beratungs- oder Designleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land schreibst du die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer. Die Steuer schuldet der Kunde in seinem Land. Das nennt man Reverse Charge oder Umkehr der Steuerschuldnerschaft.

Auf die Rechnung gehören nach § 14a Abs. 1 UStG drei Dinge zusätzlich: deine USt-IdNr., die USt-IdNr. des Kunden und der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Die Steuernummer reicht hier nicht. Ausstellen musst du die Rechnung bis zum 15. Tag des Monats, der auf die Leistung folgt.

Den Umsatz meldest du in der Zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern (§ 18a UStG). In deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung erscheint er ebenfalls. Prüfe die USt-IdNr. deines Kunden vor der ersten Rechnung über die Bestätigungsabfrage des Bundeszentralamts.

Welche Regeln gelten für die Rechnungsnummer?

Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein und darf nur einmal vergeben werden (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Buchstaben, Bindestriche und mehrere getrennte Nummernkreise sind erlaubt. Eine lückenlose Reihe verlangt die Finanzverwaltung nicht, eine doppelte Nummer ist dagegen ein Fehler.

Wähle ein System und bleib dabei. Ein Wechsel ist erlaubt, wenn jede Nummer eindeutig bleibt. Eine Buchhaltungssoftware vergibt die Nummern automatisch und verhindert Doppelungen.

Wie gibst du das Leistungsdatum richtig an?

Das Leistungsdatum ist der Tag oder Zeitraum, an dem du die Leistung erbracht hast. Es ist auch dann Pflicht, wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Als Zeitpunkt darfst du den Kalendermonat angeben, etwa „Leistungszeitraum: Oktober 2026“ (§ 31 Abs. 4 UStDV).

Fällt beides auf denselben Tag, genügt ein Satz wie „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“. Bei Projekten über mehrere Wochen nennst du Beginn und Ende, zum Beispiel „1. bis 24. Oktober 2026“. Das Datum entscheidet, in welchem Voranmeldungszeitraum die Umsatzsteuer entsteht.

Welches Zahlungsziel ist üblich und wann kommt der Kunde in Verzug?

Ohne vereinbartes Zahlungsziel gerät ein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Privatkunden gilt das nur, wenn deine Rechnung auf diese Folge ausdrücklich hinweist. Ein Satz wie „Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang dieser Rechnung, geraten Sie in Verzug“ erfüllt das.

Ein Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe. Üblich sind 7 bis 14 Tage, im Muster oben 14 Tage. Habt ihr im Vertrag ein Kalenderdatum vereinbart, kommt der Kunde mit Ablauf dieses Tages ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Ein Datum, das nur auf der Rechnung steht, ersetzt diese Vereinbarung nicht, dann hilft eine Mahnung.

Ab Verzug darfst du Verzugszinsen verlangen. Gegenüber Unternehmen sind das 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte (§ 288 BGB). Bei Geschäftskunden kommt die Pauschale von 40 € dazu.

Wie schreibst du eine Anzahlungs- und eine Schlussrechnung?

Eine Anzahlungsrechnung braucht dieselben Pflichtangaben wie jede andere Rechnung, mit Umsatzsteuer auf den Anzahlungsbetrag. Als Leistungsdatum nennst du den Tag der Zahlung, sofern er feststeht und vom Rechnungsdatum abweicht (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Die Steuer auf eine Anzahlung entsteht für den Monat des Zahlungseingangs, nicht erst mit Projektende.

In der Schlussrechnung stellst du das gesamte Entgelt dar und ziehst die erhaltenen Anzahlungen samt Steuer ab (§ 14 Abs. 5 UStG). So zahlt dein Kunde die Steuer nicht doppelt.

Schreib in die Schlussrechnung die Nummer und das Datum jeder Anzahlungsrechnung. So kann dein Kunde die Beträge zuordnen.

Wie kannst du eine Rechnung korrigieren oder stornieren?

Eine fehlerhafte Rechnung berichtigst du mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV). Fehlt nur eine Angabe, wie das Leistungsdatum, reicht eine Korrekturrechnung mit der fehlenden Angabe und der alten Rechnungsnummer. Die ursprüngliche Rechnung löschst du nie, sie bleibt in der Buchhaltung.

Bei einem falschen Betrag oder falschen Kunden stornierst du die Rechnung vollständig. Die Stornorechnung erhält eine eigene Nummer, nennt die alte Nummer und weist alle Beträge negativ aus. Danach schreibst du eine neue, richtige Rechnung mit neuer Nummer.

Nenne die Stornorechnung nicht „Gutschrift“. Gutschrift heißt im Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die der Kunde für dich ausstellt (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG). Hast du zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen, schuldest du den Mehrbetrag, bis du die Rechnung berichtigst (§ 14c Abs. 1 UStG).

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht (2027 und 2028)?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen wird ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz Pflicht und ab 2028 für alle. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG.

Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern. Rechnungen an Privatkunden und an Unternehmen im Ausland sind von der Pflicht nicht betroffen.

Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz. Bei ZUGFeRD gilt im Zweifel die XML-Datei, nicht die sichtbare PDF-Ansicht. Zum Empfang genügt ein E-Mail-Postfach, für das Ausstellen brauchst du eine Software mit XRechnung- oder ZUGFeRD-Export.

Darfst du eine Rechnung per E-Mail verschicken?

Ja, eine Rechnung als PDF per E-Mail ist bis Ende 2026 für alle erlaubt, wenn der Kunde zustimmt (§ 14 Abs. 1 UStG). Die Zustimmung muss nicht schriftlich sein. Es reicht, dass der Kunde die PDF-Rechnungen widerspruchslos annimmt und bezahlt.

Ab 2027 bleibt das PDF nur für Unternehmer mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz zulässig, ab 2028 nur noch für Privatkunden, Kleinbeträge und Kleinunternehmer. Eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format verschickst du weiterhin per E-Mail. Die E-Mail ist dann nur der Transportweg.

Speichere jede PDF- und XML-Datei im Originalformat, so wie sie verschickt wurde. Ein Ausdruck ersetzt die elektronische Datei nicht. Dient die E-Mail nur als Umschlag ohne weitere Informationen, musst du sie nicht gesondert aufbewahren.

Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen bewahrst du 8 Jahre auf, weil sie Buchungsbelege sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO). Das gilt für Ausgangs- und Eingangsrechnungen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist.

Eine Rechnung vom 6. November 2026 darfst du also frühestens nach dem 31. Dezember 2034 vernichten. Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlage für eine noch nicht verjährte Steuer von Bedeutung ist, etwa bei einer laufenden Betriebsprüfung.

Welche Fehler passieren beim Rechnung schreiben am häufigsten?

Die häufigsten Fehler sind eine fehlende Steuernummer, ein fehlendes Leistungsdatum und doppelte Rechnungsnummern. Jeder davon kostet deinen Kunden den Vorsteuerabzug.

• Leistungsdatum vergessen, weil es dem Rechnungsdatum entspricht.
• Rechnungsnummer doppelt vergeben, etwa nach einem Wechsel der Vorlage.
• Leistung zu ungenau beschrieben, zum Beispiel nur „Beratung“ ohne Zeitraum und Umfang.
• Kundenname ohne Rechtsform oder mit veralteter Anschrift.
• Als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausgewiesen, die du dann nach § 14c UStG schuldest.
• Bei Reverse Charge die USt-IdNr. des Kunden oder den Pflichthinweis weggelassen.
• Eine falsche Rechnung gelöscht oder überschrieben statt storniert.
• Stornorechnung als „Gutschrift“ bezeichnet.
• Ab 2027 oder 2028 an Geschäftskunden weiter nur PDF verschickt.

Was gehört in deine Rechnungsvorlage?

Eine gute Vorlage enthält alle 8 regelmäßigen Pflichtangaben als feste Felder. Prüf deine Vorlage einmal mit dieser Liste.

• Dein vollständiger Name und deine Anschrift
• Name, Rechtsform und Anschrift des Kunden
• Steuernummer oder USt-IdNr., bei EU-Kunden beide USt-IdNr.
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
• Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Betrag
• Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto getrennt
• Textbaustein für § 19 UStG oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
• Zahlungsziel als Kalenderdatum und Bankverbindung
• Verzugshinweis für Privatkunden
• Export als XRechnung oder ZUGFeRD für Geschäftskunden

Häufige Fragen zur Rechnung

Fazit: Was musst du beim Rechnung schreiben beachten?

Eine korrekte Rechnung enthält die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG, eine eindeutige Nummer und das Leistungsdatum. Bau diese Angaben einmal fest in deine Vorlage ein und ergänze Textbausteine für § 19 UStG und Reverse Charge.

Stell deine Software bis spätestens Ende 2027 auf XRechnung oder ZUGFeRD um. Bewahre jede Rechnung 8 Jahre im Originalformat auf. Was du pro Stunde berechnen solltest, zeigt dir der Stundensatz-Rechner.

Keine Steuerberatung. Die Rechner schätzen nach dem Grundtarif 2026. Kinderfreibeträge, weitere Einkünfte, Sonderausgaben und Gewerbesteuer sind nicht berücksichtigt.