Buchhaltungssoftware für Selbstständige auswählen: 8 Kriterien, Matrix und Testplan

Einen Test einzelner Programme veröffentlichen wir erst, wenn wir sie selbst mit echten Konten genutzt haben. Bis dahin hilft dir dieser herstellerneutrale Leitfaden beim Vergleichen. Er nennt bewusst keine Anbieter, Preise oder Bewertungen.

Was ist eine Buchhaltungssoftware für Selbstständige?

Eine Buchhaltungssoftware erfasst alle Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens, ordnet sie Belegen zu und erstellt daraus deine Steuermeldungen. Für Selbstständige sind das meist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Die meisten Programme laufen heute im Browser und speichern die Daten beim Anbieter.

Im Alltag begegnen dir drei Arten von Lösungen. Sie überschneiden sich, decken aber unterschiedlich viel ab.

Was muss eine Buchhaltungssoftware 2026 können?

Eine Buchhaltungssoftware muss 2026 acht Dinge können: E-Rechnung, EÜR, ELSTER, Bankanbindung, Belegerfassung, GoBD-konforme Archivierung, DATEV Export und Datenschutz nach DSGVO. Welche davon für dich Pflicht sind, hängt von deiner Besteuerung und deiner Kanzlei ab.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für deine Software?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können (§ 14 UStG). Das gilt auch für Kleinunternehmer. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD.

Eine normale PDF-Datei ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung Software muss deshalb die XML-Daten lesen, lesbar anzeigen und im Originalformat archivieren. Ein Ausdruck oder ein Screenshot ersetzt das Original nicht.

Drei Ausnahmen bleiben dauerhaft. Kleinunternehmer dürfen immer eine sonstige Rechnung schicken (§ 34a UStDV). Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Rechnungen an Privatkunden fallen ebenfalls nicht unter die Pflicht. Welche Angaben trotzdem auf jede Rechnung gehören, steht im Ratgeber Rechnung: Pflichtangaben.

Für die Auswahl heißt das: Prüf das Empfangen schon jetzt, das Ausstellen spätestens für 2028. Kaufst du heute ein reines Rechnungsprogramm ohne XRechnung-Export, wechselst du in gut einem Jahr erneut.

Wie erstellt eine EÜR Software die Anlage EÜR?

Eine EÜR Software sammelt alle Einnahmen und Ausgaben nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip und überträgt die Summen in die Anlage EÜR. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ist die Gewinnermittlung für Freiberufler und kleine Gewerbetreibende. Die Anlage EÜR musst du elektronisch an das Finanzamt übermitteln.

Freiberufler dürfen unabhängig vom Umsatz bei der EÜR bleiben. Gewerbetreibende müssen erst bilanzieren, wenn ihr Umsatz über 800.000 € oder ihr Gewinn über 80.000 € im Jahr liegt (§ 141 AO). Ein Buchhaltungsprogramm für Freiberufler braucht deshalb in der Regel keine Bilanz.

Achte im Test auf diese Funktionen:

• Zuordnung jeder Buchung zu einer Zeile der Anlage EÜR, mit Vorschau vor dem Senden.
• Anlagenverzeichnis mit Abschreibung, inklusive geringwertiger Wirtschaftsgüter bis 800 € netto (§ 6 Abs. 2 EStG).
• Die 10-Tage-Regel für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel (§ 11 EStG), etwa die Umsatzsteuer für Dezember.
• Getrennte Erfassung privater Anteile, zum Beispiel beim Telefon oder Auto.

Wie sendet die Software die Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER?

Eine gute Buchhaltungssoftware berechnet die Umsatzsteuer-Voranmeldung aus deinen Buchungen und überträgt sie direkt an ELSTER. Die elektronische Übermittlung ist Pflicht (§ 18 Abs. 1 UStG). Abgabe und Zahlung sind am 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums fällig.

Prüf im Test, ob die Software den Sendebeleg speichert und ob du vor dem Senden jede Kennzahl nachvollziehen kannst. Wichtig ist auch ein Hinweis auf Fristen und eine Dauerfristverlängerung. Wie viel Umsatzsteuer du bis zur Zahlung zurücklegst, zeigt der Ratgeber Steuerrücklage bilden.

Bist du Kleinunternehmer, brauchst du keine Funktion für die Voranmeldung. Ob die Regelung für dich gilt, steht im Ratgeber Kleinunternehmerregelung 2026.

Was heißt GoBD konform in der Praxis?

GoBD konform heißt: Jede Buchung ist vollständig, nachvollziehbar und nachträglich nicht mehr spurlos änderbar. Die GoBD sind die Grundsätze des Bundesfinanzministeriums zur ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form. Sie konkretisieren die Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung, etwa § 146 Abs. 4 AO zur Unveränderbarkeit.

Eine Software kann dir dabei nur helfen. Ob deine Buchführung GoBD-konform ist, hängt auch davon ab, wie du sie nutzt. Ein Zertifikat des Anbieters bindet das Finanzamt nicht.

Wie funktionieren Belegerfassung und Bankanbindung?

Die Belegerfassung holt Rechnungen per Foto, Upload oder E-Mail-Weiterleitung in die Software und liest Betrag, Datum und Lieferant per Texterkennung aus. Die Bankanbindung lädt die Umsätze deines Geschäftskontos und schlägt passende Belege oder Rechnungen vor. Zusammen ersetzen beide den Abgleich von Hand am Monatsende.

Im Test zählt nicht, ob die Funktion existiert, sondern wie oft sie richtig liegt. Achte auf diese Punkte:

• Erkennt die Texterkennung deutsche Belege mit mehreren Steuersätzen?
• Gibt es eine eigene E-Mail-Adresse, an die du Rechnungen weiterleitest?
• Funktioniert die Bankanbindung mit deiner Bank und wie oft musst du sie neu freigeben?
• Lernt die Software aus Zuordnungen, zum Beispiel bei wiederkehrenden Abos?

Wie viel Zeit spart eine Buchhaltungssoftware?

Mit den Annahmen unten spart eine Buchhaltungssoftware 165 Minuten im Monat. Das sind 33 Stunden im Jahr, beim Stundensatz von 73 € also 2.409 € an Arbeitszeit. Die Minutenwerte sind Schätzungen zum Nachrechnen, keine gemessenen Durchschnittswerte.

Der Stundensatz stammt aus dem Beispiel Webentwickler: 3.500 € netto, 850 € Krankenversicherung, 500 € Altersvorsorge und 400 € Kosten im Monat. Deinen eigenen Wert rechnest du mit dem Stundensatz-Rechner aus.

Die Rechnung zeigt auch, wann sich ein Programm lohnt. Kostet es im Monat weniger als 201 €, ist es im Beispiel günstiger als die Zeit, die du sonst investierst. Setz deine eigenen Belegzahlen und Minuten aus der Testphase ein, dann wird die Zahl belastbar.

Wie vergleichst du Buchhaltungsprogramme für Freiberufler mit einer Matrix?

Eine Bewertungsmatrix gewichtet jedes Kriterium nach seiner Bedeutung für dich und vergibt dann 1 bis 5 Punkte pro Programm. Gewichtung mal Punkte, addiert, ergibt einen Gesamtwert zwischen 1 und 5. So entscheidest du nach deinen Anforderungen statt nach dem schönsten Dashboard.

Die Gewichtung oben ist ein Vorschlag für regelbesteuerte Selbstständige. Als Kleinunternehmer setzt du ELSTER auf 0 % und verteilst die 10 Punkte auf E-Rechnung und Belege. Mit Kanzlei erhöhst du den DATEV Export auf 20 % und senkst die EÜR.

Programm B kommt mit denselben Gewichten auf 4,30 von 5 Punkten. Es liegt damit 0,35 Punkte vor Programm A, obwohl A bei der E-Rechnung besser abschneidet. Die Punktwerte im Beispiel sind ausgedacht und beschreiben keine echten Produkte.

Buchhaltung selbst machen oder mit Steuerberater?

Die Buchhaltung selbst machen lohnt sich, wenn du wenige Belege hast, keine Angestellten beschäftigst und dich mit der EÜR auskennst. Mit Steuerberater zahlst du für Sicherheit und gesparte Zeit. Die Kanzlei rechnet nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) oder nach Vereinbarung ab.

Ein Mittelweg spart oft das meiste Geld. Du erfasst Rechnungen und Belege selbst und gibst sie per Export weiter, die Kanzlei erstellt Steuererklärung und Abschluss. Dann bucht niemand doppelt.

Wann brauchst du einen DATEV Export?

Einen DATEV Export brauchst du, sobald eine Steuerkanzlei deine Buchhaltung weiterverarbeitet. Die meisten Kanzleien in Deutschland arbeiten mit DATEV-Systemen. Ohne Schnittstelle tippen sie deine Daten ab und berechnen dir die Zeit.

Frag deine Kanzlei vor dem Kauf, welchen Weg sie bevorzugt. Üblich sind zwei: eine Exportdatei mit Buchungsstapel und Belegbildern oder eine direkte Online-Anbindung an das Kanzleisystem. Prüf außerdem, ob die Software den Kontenrahmen deiner Kanzlei nutzt, meist SKR03 oder SKR04.

Worauf achtest du bei Datenschutz, AVV und Serverstandort?

Deine Buchhaltung enthält personenbezogene Daten deiner Kunden, also brauchst du mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Seriöse Anbieter stellen diese AVV zum Download oder Abschluss im Konto bereit. Fehlt sie, scheidet das Programm aus.

• Serverstandort in der EU oder im EWR, damit keine Übermittlung in ein Drittland nötig ist.
• Zwei-Faktor-Anmeldung für dein Konto und getrennte Zugänge für Kanzlei oder Mitarbeitende.
• Kompletter Datenexport auch nach der Kündigung, denn deine Aufbewahrungsfrist läuft 8 bis 10 Jahre weiter.

Welche Software passt zu welcher Situation?

Wie testest du eine Buchhaltungssoftware in 4 Wochen?

Teste jede Software 4 Wochen mit echten Daten eines Monats und miss dabei die Zeit. Fast alle Anbieter bieten eine kostenlose Probephase oder einen Monat zur Kündigung. Nutze sie für bis zu zwei Programme parallel und trag die Ergebnisse in die Matrix ein.

Erst nach diesen 4 Wochen weißt du, ob die Software zu deinem Alltag passt. Der Preis allein sagt darüber wenig.

Wie wechselst du die Buchhaltungssoftware ohne Datenverlust?

Wechsle die Buchhaltungssoftware am besten zum Jahreswechsel, damit ein Geschäftsjahr komplett in einem Programm liegt. Ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich, du musst dann aber Anfangsbestände und offene Posten übertragen.

1. Exportiere alle Rechnungen, Belege und Buchungen aus dem alten Programm, E-Rechnungen im Originalformat.
2. Prüf, ob du nach der Kündigung noch lesend auf die Daten zugreifen kannst. Für die Betriebsprüfung musst du sie 8 bis 10 Jahre auswerten können.
3. Übertrag Kunden, Artikel, offene Rechnungen und das Anlagenverzeichnis mit den Restbuchwerten.
4. Führ die Rechnungsnummern fortlaufend weiter, ohne Lücken und Doppelungen (§ 14 Abs. 4 UStG).
5. Lass beide Programme einen Monat parallel laufen und vergleiche die Summen.
6. Informier deine Kanzlei vorab, damit sie den neuen Export einrichten kann.

Welche Fehler passieren bei der Auswahl am häufigsten?

• Nach dem Einstiegspreis entscheiden, obwohl der Preis bei deiner Belegmenge in einer höheren Stufe liegt.
• Ein Rechnungsprogramm ohne E-Rechnung kaufen und 2028 erneut wechseln müssen.
• PDF-Anhänge von E-Rechnungen archivieren und die XML-Datei löschen.
• Die Kanzlei nicht fragen und später alle Buchungen doppelt erfassen.
• Keine AVV abschließen, obwohl Kundendaten im Programm liegen.
• Kündigen, ohne vorher alle Daten exportiert zu haben.

Was gehört auf die Checkliste vor dem Abschluss?

• E-Rechnung in XRechnung und ZUGFeRD empfangen und ausstellen möglich
• Anlage EÜR wird erstellt und per ELSTER gesendet
• Voranmeldung per ELSTER, falls du regelbesteuert bist
• Bankanbindung funktioniert mit deinem Geschäftskonto
• Beleg-App und E-Mail-Weiterleitung vorhanden
• Festschreibung, Änderungsprotokoll und Archiv im Originalformat
• DATEV Export oder Kanzleizugang, falls du eine Steuerberatung hast
• Server in der EU und Vertrag zur Auftragsverarbeitung
• Vollständiger Datenexport auch nach Kündigung
• Bewertungsmatrix ausgefüllt und 4-Wochen-Test abgeschlossen

Häufige Fragen

Fazit

Die beste Buchhaltungssoftware für Selbstständige ist die, die deine Rechnungen und Belege mit möglichst wenig Handarbeit GoBD-konform verarbeitet. Prüf zuerst E-Rechnung, EÜR und Bankanbindung, dann DATEV Export und Datenschutz. Füll die Bewertungsmatrix aus und teste die zwei besten Kandidaten 4 Wochen mit echten Belegen.

Rechne am Ende die gesparte Zeit mit deinem eigenen Stundensatz gegen den Preis. Im Beispiel sind das 2.409 € im Jahr, und dafür lohnt sich ein Monat Test.

Keine Steuerberatung. Die Rechner schätzen nach dem Grundtarif 2026. Kinderfreibeträge, weitere Einkünfte, Sonderausgaben und Gewerbesteuer sind nicht berücksichtigt.